Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 23

Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.²⁾) ustala się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, zwane dalej "wytycznymi":

1) Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84);

2) Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF poz. 56).

1) dział - działy administracji rządowej gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa kierowane przez Ministra;

2) jednostka - jednostka w dziale, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, podległa lub nadzorowana przez Ministra³⁾;

3) kierownik jednostki - osoba kierująca jednostką lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań;

4) kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu działu I rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5) Minister - Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

6) Ministerstwo - Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

7) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, sporządzone według wzoru, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

8) plan działalności Ministra - plan działalności Ministra, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

9) plan działalności - plan działalności sporządzony przez jednostki w dziale z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra;

10) ryzyko - możliwość wystąpienia z określonym prawdopodobieństwem zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację zaplanowanych celów i zadań;

11) samoocena - proces oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych;

12) sprawozdanie z wykonania planu działalności - sprawozdanie z wykonania planu działalności sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

2. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków:

1) kierowników jednostek w działach - w jednostkach;

2) Ministra za pośrednictwem Dyrektora Generalnego - w Ministerstwie.

3. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków członków kierownictwa Ministerstwa i dyrektorów departamentów Ministerstwa z tytułu nadzoru sprawowanego nad działalnością jednostek podległych i nadzorowanych, stosownie do przyznanych kompetencji.

2. Doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego świadczy Komitet Audytu w ramach kompetencji wskazanych w Regulaminie Komitetu Audytu⁵⁾.

1) wdrożenie na podstawie standardów kontroli zarządczej procedur adekwatnych do potrzeb jednostki, jej specyfiki i warunków funkcjonowania;

2) sporządzanie planu działalności jednostki na dany rok z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra oraz sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok ubiegły przekazywanych do Ministra;

3) sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostce;

4) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej w jednostce w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej;

5) zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań;

6) dokumentowania działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;

7) przekazywanie Ministrowi informacji i dokumentów w zakresie i terminach określonych w wytycznych.

2. W przypadku gdy jednostka, zgodnie z art. 274 ust. 1-6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jest obowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego, zaleca się aby w ramach systemu kontroli zarządczej komórka audytu wewnętrznego dokonywała systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce poprzez realizację zadań audytowych.

1) koordynator kontroli zarządczej w jednostce - osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna za koordynację procesów kontroli zarządczej, w tym w szczególności: zarządzania ryzykiem w jednostce, samooceny kontroli zarządczej, przygotowania projektów planu działalności, sprawozdania z jego wykonania oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, monitorowania poziomu realizacji celów i zadań przyjętych do realizacji;

2) właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie konkretnym ryzykiem zidentyfikowanym w danym obszarze funkcjonowania jednostki, w tym za dokonywanie analizy ryzyka i stosowanych mechanizmów kontroli oraz bieżący monitoring ryzyka;

3) zespół do spraw oceny ryzyka, o ile struktura organizacyjna jednostki uzasadnia potrzebę jego powołania.

2. Na podstawie Informacji o celach, o których mowa w ust. 1, zawierających propozycje celów do poszczególnych części planu działalności Ministra wraz z określającymi je miernikami i zadaniami służącymi ich realizacji, Biuro Dyrektora Generalnego koordynuje proces przygotowywania projektu planu działalności Ministra dla działów.

3. Przygotowany przez Biuro Dyrektora Generalnego i zatwierdzony przez Ministra plan działalności Ministra dla działów jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października każdego roku.

2. Kierownicy jednostek w działach, w uzgodnieniu z odpowiednimi nadzorującymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, sporządzają plany działalności dla kierowanych jednostek na rok następny na podstawie planu działalności Ministra, z uwzględnieniem systemu kaskadowania celów i zadań oraz przekazują je Ministrowi za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 30 listopada każdego roku.

3. Plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa sporządzane są w sposób zapewniający realizację na zakładanym poziomie celów, określonych w planie działalności Ministra i przekazywane do Biura Dyrektora Generalnego do dnia 15 listopada każdego roku.

2. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie, w szczególności poprzez prowadzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, zawierającego m.in.:

1) opis zidentyfikowanych ryzyk;

2) określenie akceptowanego poziomu ryzyk;

3) analizę ryzyk;

4) właścicieli ryzyk;

5) reakcje wobec ryzyk;

6) planowane mechanizmy kontroli.

2. Zasadniczy proces identyfikacji ryzyk powinien być zintegrowany z etapem planowania działalności.

3. W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań.

2. Kryteria analizy wskazujące sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków powinny zostać opracowane stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostek oraz analizowanego obszaru.

2. Opracowanie kryteriów analizy ryzyka oraz określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko, jak również nadzór nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w działach.

3. Szczegółowe wytyczne w zakresie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie określa Minister w zarządzeniu.

2. Ocena stopnia realizacji celów i zadań wraz z aktualizacją rejestru ryzyk powinna być przeprowadzana w sposób udokumentowany co najmniej raz w roku, nie później niż w terminie do dnia 1 lipca każdego roku.

2. Raport ze stopnia realizacji celów i zadań zaplanowanych na dany rok przez komórkę wraz z półroczną oceną ryzyka, uwzględniający informacje, o których mowa w ust. 1, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 30 lipca każdego roku.

2. Biuro Dyrektora Generalnego, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra może wnioskować o złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze stwierdzeniem wysokiego poziomu ryzyka niezrealizowania danego miernika, określającego stopień realizacji celu z planu działalności Ministra.

3. Raport, o którym mowa w ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje do wiadomości wszystkich członków Kierownictwa Ministerstwa, w tym do przewodniczącego Komitetu Audytu.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują Ministrowi, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, uwzględniające w zakresie właściwości sprawozdania i oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych do dnia 20 marca każdego roku.

2. Przed przedłożeniem Ministrowi projektów, o których mowa w ust. 1, podlegają one akceptacji pozostałych członków kierownictwa Ministerstwa, stosownie do nadzorowanego obszaru.

3. Biuro Dyrektora Generalnego z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra i innych członków kierownictwa Ministerstwa, może wnioskować o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

¹⁾ Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działem administracji rządowej - gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. poz. 2262).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649, 2020 i 2473 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568 i 695.

³⁾ Wykaz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych określa załącznik do obwieszczenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych.

⁴⁾ Regulamin organizacyjny Ministerstwa stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej.

⁵⁾ Regulamin Komitetu Audytu stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie nadania regulaminu komitetowi audytu.